Obligado a ser virtual

Casi de la noche a la mañana, los seis miembros del equipo del Mecanismo Independiente de Reclamación (MIR) del Fondo Verde para el Clima (GCF) se trasladaron de Songdo, Corea del Sur, donde tiene su sede GCF , a sus ciudades de origen en España, Sudáfrica, Austria, Ulsan en Corea del Sur y Estados Unidos. Esto fue el resultado de que GCF pidiera a su personal no esencial que trabajara a distancia desde su casa (en Corea o desde sus países de origen) debido al fuerte aumento de los casos de Covid-19 en Corea del Sur. De repente, el equipo de MIR se vio obligado a trabajar a distancia y de forma "virtual" para mantener la MIR abierta al público.

Aquí se habla de las oportunidades y los retos que ha presentado un MIR virtual y de cómo ha reaccionado el equipo de MIR . A medida que la pandemia de Covid-19 se extienda por el mundo, otros mecanismos de responsabilidad y reparación se enfrentarán a situaciones similares. Esperamos que este comentario pueda aportar algunas lecciones y conocimientos continuos sobre lo que hay que preparar y cómo afrontarlo. Quizás, una vez que el equipo de MIR se reagrupe en Corea, podamos escribir una actualización para que nuestros lectores tengan una imagen más completa de nuestras experiencias.

Reunión virtual

Durante las últimas tres semanas, hemos aprendido algunas lecciones importantes sobre la gestión eficiente de un sitio virtual MIR. Empezamos reuniéndonos durante una hora diaria en un horario conveniente para la mayoría, pero no para todos. Al estar repartidos por todo el mundo, desde las Américas hasta el Lejano Oriente, hacer coincidir una hora conveniente para todos era un reto. Las llamadas diarias empezaron siendo informes sobre el trabajo del día anterior. Sin embargo, las normas de GCF exigen que el personal elabore un informe semanal por escrito sobre el trabajo a distancia para sus jefes. La presentación de informes diarios y semanales se hizo demasiado onerosa, por lo que hemos convertido la llamada diaria en una llamada de resolución de problemas para todo el equipo. Cualquier miembro del equipo puede plantear una cuestión que requiera la consulta y resolución de problemas de todo el equipo. Este cambio ha mejorado considerablemente la moral y la utilidad de la llamada virtual diaria. La llamada virtual diaria también ayuda a los miembros del equipo a verse y oírse a diario y a permanecer conectados y sentirse como un equipo.

Hacer lo mejor

Los miembros del equipo también descubren que trabajar desde casa les da más flexibilidad para organizar su tiempo de trabajo. Pueden dividir el tiempo de trabajo en dos o tres franjas horarias e intercalarlo con tiempo de ocio o familiar. Trabajar solo a distancia está resultando estresante para algunos miembros del equipo, pero estar con la familia ha sido, para la mayoría del equipo, una bendición en un momento de estrés. GCF ha ofrecido y animado al personal a utilizar un servicio de asesoramiento gratuito si se sienten deprimidos o estresados. Además, los miembros del equipo hablan con el director de MIR y entre ellos en videoconferencias virtuales individuales para hacer el trabajo y reducir el estrés de trabajar solos. Un grupo de WhatsApp también ha permitido al equipo hablar juntos o individualmente con los demás. Del mismo modo, los miembros del equipo en Sudáfrica han podido conectarse virtualmente con organizaciones de la sociedad civil en ese país como parte de la divulgación de MIR . Estar presentes en sus países de origen también ha permitido a algunos miembros del equipo reunirse en persona o virtualmente con otros profesionales sobre el terreno y ampliar la red mejor que desde Corea. Por ejemplo, varios mecanismos de rendición de cuentas y reparación de las entidades acreditadas de GCFse encuentran en Washington DC y sus alrededores, y el jefe de MIR ha podido reunirse con el personal de estos mecanismos para tratar asuntos comunes y de colaboración.

Opciones de traslado del equipo

Una de las opciones que el equipo barajó al principio fue la de trasladarse a un lugar común que estuviera libre del virus COVID-19, alquilar un apartamento y vivir y trabajar desde allí. Sin embargo, esta idea se abandonó porque la convivencia durante mucho tiempo podría haber dado lugar a problemas personales imprevisibles y habría colocado al equipo en un país extraño, con gente que hablaba un idioma extranjero, sin apoyo familiar y sin estar familiarizado con el sistema sanitario. Además, no había ninguna garantía de que el virus no se extendiera también a ese país. Parecía que los costes superaban los beneficios de ese traslado. Dos miembros del equipo se instalaron en Sudáfrica, ya que tenían sus casas allí. Esto resultó ser una situación fortuita, ya que ambos pudieron reunirse regularmente y trabajar juntos en asuntos de MIR . Otros dos miembros del equipo se reunieron recientemente en Austria para poder trabajar juntos, aunque fuera brevemente. La primera lección que se desprende de estas experiencias es que, en lugar de trasladar el equipo a un solo lugar, encontrar dos o tres lugares a los que los miembros del equipo puedan trasladarse y vivir cerca podría ser una solución que podría aliviar el estrés y hacer que el trabajo virtual sea aún más eficiente.

Desafíos

Los acuerdos de trabajo virtual han planteado varios retos. La soledad y el estrés del trabajo a distancia es uno de ellos. Cuando los miembros del equipo regresaron a sus países de origen, tuvieron que alojarse con sus padres o hermanos, ya que habían cerrado sus propias casas para trasladarse y trabajar en Songdo (Corea). Si bien esto les proporcionó apoyo familiar, también significó que perdieron su propio espacio en Corea con todas las comodidades que habían reunido. Surgieron problemas relacionados con los ordenadores portátiles y el software, que han sido resueltos a distancia por los colegas de GCF que trabajan en cuestiones de TIC. Algunos de los países en los que se encontraban los miembros del equipo tenían problemas de conectividad, así como cortes de electricidad, lo que provocaba cortes de luz durante varias horas al día. El hecho de estar en varias zonas horarias también ha significado que la ventana de oportunidad para las reuniones del equipo virtual es limitada. Los miembros del equipo han tenido que organizar el pago de los alquileres y otras obligaciones financieras contraídas en Corea, y gestionarlas a distancia ha sido un reto porque los servicios bancarios en línea en Corea pueden ser complicados si uno no habla coreano. La posibilidad de ir al banco y tramitar esas transacciones cara a cara ya no está disponible tras el traslado a sus ciudades de origen. La participación a distancia también tiene el inconveniente de que el personal no puede resolver los problemas rápidamente con sólo cruzar al escritorio de otro colega de GCF en el mismo edificio. Además, algunos miembros del equipo observan que la pérdida de comunicación cara a cara y la ausencia de reuniones informales durante el almuerzo tienen un impacto negativo en las relaciones colegiales.

Operaciones virtuales

A pesar de estos problemas, la página web MIR funciona prácticamente sin problemas. Estamos tramitando una queja que hemos recibido. Asistimos a una reunión de la Junta Directiva de GCF haciendo una presentación en vídeo de forma virtual. La MIR gestionó con éxito las cancelaciones y aplazamientos de última hora de un importante evento de capacitación que estaba organizando y de un taller de divulgación que había planeado. Al recuperarnos, el equipo está reorganizando nuestras actividades de capacitación y divulgación. Seguimos prestando servicio a nuestra función de asesoramiento y hemos realizado consultas públicas sobre nuestro proyecto de procedimiento de represalias a través de seminarios web. Estamos trabajando en el desarrollo de módulos de aprendizaje en línea para la formación de los mecanismos de reparación de reclamaciones de las entidades de acceso directo de la GCF. Los miembros del equipo están participando a distancia en el Comité de Gestión de Crisis de la GCF. El personal esencial de GCF destinado en Corea ha respondido rápidamente en línea a la gestión de crisis que requiere transferencias bancarias de fondos y la realización de procedimientos de adquisición. El mayor uso de la tecnología está permitiendo al equipo de MIR reducir su huella de carbono gracias a la disminución de los viajes a los eventos y al menor consumo de energía.

Sistemas que funcionan

Otra de las primeras lecciones clave de esta experiencia ha sido la ventaja de contar con un mandato claro y procedimientos detallados, junto con sistemas que funcionan a distancia; esto ha ayudado a que la transición al funcionamiento virtual sea mucho más fácil y fluida. MIR cuenta ahora con un mandato claro y actualizado, y un conjunto detallado de procedimientos y directrices. Además, MIR cuenta con un conjunto de veinte módulos de Procedimientos Operativos de Apoyo, un documento de carácter interno que ofrece al personal de MIRuna orientación clara y detallada sobre las cinco funciones de MIR. MIR también cuenta con sistemas de apoyo en línea. Por ejemplo, nuestras reclamaciones se gestionan a través de un sistema electrónico de gestión de casos (CMS) al que pueden acceder el personal y las entidades acreditadas a distancia. Todas las operaciones de GCF, como la gestión de los recursos humanos y las prestaciones, las adquisiciones, la contabilidad de los gastos y los pagos de los salarios, se gestionan en línea, incluidas las intervenciones en el backend del sitio web y el almacenamiento de archivos, todo lo cual puede trabajarse a distancia desde el ordenador portátil de los miembros del personal de MIR GCF . El departamento de TIC de GCFha establecido una seguridad especial en línea, aunque los acuerdos de trabajo a distancia pueden requerir mayores medidas de seguridad. GCFEl departamento de TIC de , dirigido por Stefan Zutt, ha realizado, y sigue realizando, un increíble trabajo de apoyo y avance de la institución en la dirección correcta. Afortunadamente, los sistemas en línea de MIR's y GCF's son de gran ayuda para pasar de Songdo, Corea del Sur, a funcionar virtualmente desde múltiples ubicaciones, y está demostrando la resistencia de la MIR de la GCF y también su adaptabilidad.

Sostenibilidad

El equipo de MIR ha estado funcionando conjuntamente desde un lugar antes de la crisis de COVID-19, y como tal era un equipo operativo en el momento del brote. Este factor podría haberle permitido adaptarse más rápidamente y mejor a las operaciones virtuales. La experiencia virtual ha sido hasta ahora en gran medida positiva, con algunos retos. Pero aún no se sabe si las operaciones virtuales son sostenibles o deseables a largo plazo. Por ejemplo, las operaciones virtuales a largo plazo requerirán que el personal se traslade de forma semipermanente o permanente a sus países de origen. A su vez, esto planteará cuestiones sobre cómo funcionarán los privilegios e inmunidades de GCFsi el personal se encuentra en varios lugares. La supervisión y el control virtual del personal también plantean problemas. Lo que este experimento forzado de la MIR virtual ha demostrado hasta ahora es que (a) la MIR puede operar virtualmente desde cualquier parte del mundo con una conectividad decente y continuar sus operaciones comerciales sin obstáculos durante cortos periodos de tiempo y (b) la MIR puede funcionar eficazmente y virtualmente con el mandato, los procedimientos y los sistemas en línea que tiene actualmente. El funcionamiento virtual de MIRpuede mejorar si un grupo básico de su personal se encuentra en Corea, mientras que algunos miembros del equipo se encuentran en otros lugares.

Conclusión

En conclusión, puede haber un resquicio de esperanza en la nube de COVID-19. El GCF, y de hecho el MIR, ha puesto a prueba su resistencia y su capacidad de operar virtualmente en una crisis. Se han aprendido muchas lecciones como institución y éstas servirán de ayuda a GCF y a MIR en caso de futuras crisis. La pandemia de COVID-19 está lejos de haber terminado, pero al menos en Corea del Sur, se puede ser cautelosamente optimista en cuanto a una pronta resolución debido a las sabias y agresivas medidas proactivas tomadas por el Gobierno.

Artículo elaborado por Lalanath de Silva